Vrijwillige medewerkers

Gids voor besturen, blz. 56 e.v.

Vrijwilligerswerk wordt omschreven als elke activiteit die in een georganiseerd verband, onbezoldigd en onverplicht wordt verricht ten behoeve van één of meer personen, van een groep, organisatie of van de samenleving als geheel.

De wet stelt dat die activiteit geen verband mag hebben met familie of privé-relatie. De activiteit mag evenmin worden verricht door dezelfde persoon en voor dezelfde organisatie waarin hij/zij in het kader van een arbeidsovereenkomst, met een dienstencontract of een statutaire aanstelling is tewerkgesteld.Het bestuur heeft verplichtingen tegenover zijn vrijwilligers. Zo is er een informatieplicht en dient het bestuur zijn vrijwilligers ook te verzekeren.

Wet op het vrijwilligerswerk

Forfaitaire kostenvergoeding

=>  kosten die (verantwoord) geraamd worden en waarvoor geen bewijzen nodig zijn
=>  de tarieven moeten vooraf vastliggen en vermeld staan in de informatienota

     - € 32,71 maximum/dag/vrijwilliger
     - € 1.308,38 maximum/jaar/vrijwilliger 
  • de administratie van de belastingen vraagt dat organisaties een nominatieve lijst/jaar bijhouden, op papier of digitaal, met per dag(deel) of opdracht het bedrag van de vergoeding:  
    || datum  ||  omschrijving opdracht  || bedrag ||  
    dit alles conform de kostennota's van de vrijwilligers en onderaan het totaal/vrijwilliger/jaar
    - als je per vrijwilliger een algemene rekening voorziet in de boekhouding, kan je de historiek daarvoor gebruiken
    - een schrift met een pagina per vrijwilliger, een tekstdocument of een rekenblad kunnen ook dienst doen
  • voor de boekhouding volstaan een bankverrichting of ontvangstbewijs, te boeken onder werkingskosten

Reële kostenvergoeding
=>  kosten die bewezen moeten worden met tickets e.d. of kostennota's voor km-vergoedingen

  • deze zijn onbegrensd, maar buitensporige bedragen worden niet aanvaard
  • de max. kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen met de eigen wagen, motorfiets of bromfiets bedraagt € 0,3468/km vanaf 01/07/14
  • elke organisatie bepaalt zelf welke km's, aan wie en aan welk tarief, worden terugbetaald - als de vergoeding berekend wordt op basis van de afgelegde kilometers, wordt ze beschouwd als een terugbetaling van werkelijke kosten (een hogere vergoeding mag alleen mits bewijs van de extra kosten)
  • de organisatie bewaart de bewijsstukken voor de boekhouding en registreert aan wie de kosten werden terugbetaald

Meer informatie

Update (23/05/2016)

Vraag en antwoord

Wat is de situatie van de leden van de VZW-schoolbestuur als vrijwillige medewerkers?

Een lid van de algemene vergadering van de vereniging wordt niet automatisch beschouwd als een vrijwilliger. Het is pas als dat lid de organisatie van bepaalde activiteiten voor de vereniging opneemt, dat hij/zij vrijwilliger wordt en onder toepassing van de vrijwilligerswet valt. De feitelijke omstandigheden waarin de betrokkene zich bevindt, zullen in concreto moeten nagegaan worden. Wanneer een lid van de algemene vergadering bijvoorbeeld meegaat op schoolreis om een bosspel te begeleiden, zal hij/zij tijdens de begeleiding van dit bosspel zonder twijfel als vrijwilliger worden beschouwd. Wanneer datzelfde lid deelneemt aan een algemene vergadering van de VZW, wordt hij/zij niet beschouwd als vrijwilliger.
Ook een bestuurder heeft een heel specifieke functie, die in de vzw-wet wordt omschreven. Een bestuurder zou als vrijwilliger beschouwd kunnen worden indien hij bepaalde taken voor de VZW opneemt die niet inherent zijn aan het feit dat hij bestuurder is. Bijvoorbeeld een bestuurder helpt tijdens het jaarlijkse schoolfeest mee de feesttent op te zetten. Tijdens die activiteit kan de bestuurder beschouwd worden als vrijwilliger. Wanneer hij echter deelneemt aan de raad van bestuur, is hij geen vrijwilliger maar bestuurder. In dat geval is de specifieke regeling van de bestuurdersaansprakelijkheid, zoals geregeld in de VZW-wet, van toepassing.

Kan een bestuurder van een vzw forfaitaire vrijwilligersvergoedingen ontvangen?

Een helder antwoord op deze vraag vindt u op de website van KPMG: http://www.kpmg.com/be/en/issuesandinsights/articlespublications/non-pro...